まず見てほしい3つの場面
聞かなくても、記録が答えてくれる。
社内ナレッジ・引き継ぎ
「最終版」が7つ。正しい版をやり取りから特定
「最終版」が7つ並ぶフォルダから、確定した版をチャットとメールで特定。入稿は高橋さんへ期限つきで渡し、印刷会社の受付までTANKAが追います。
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「ログインできない」を、9月の記録から直す
一言だけのIT相談に足りない質問を作り、9月に同じ症状を直した記録を探し出す。調査はIT担当へ、止まった見積は営業責任者へ渡ります。
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辞める担当者のお客様を、記録ごと後任へ
退職する営業のメールと商談メモから、12社分の引き継ぎカードを作ります。果たしていない約束3件も拾い、後任の確認を社長が一覧で見られます。
この仕事の進め方を見る社内ナレッジ・引き継ぎの活用シーン 全13件
社内ナレッジと引き継ぎの、ほかの場面。
- ルール改定後に残る古い記載を、4か所直す出張の申請期限が変わっても、手順書やFAQは古いまま。古い記載が残る4か所を探して修正文と周知文を用意し、扱いの判断は制度担当へ渡します。サービス・店舗
- 同じ質問が11回。解決した答えをFAQへIT担当がチャットで答え続けた質問を拾い、古いままの社内FAQの修正案に。実機の確認と掲載は担当者へ渡し、次からはFAQで解決できます。制作・メディア
- 部署で違う答えを、出典つきで一つに新人の同じ質問に、受注は「前日」、手順書は「2営業日前」。食い違いを出典つきで示して施工リーダーに確認し、確かめた答えを回答集に残します。製造
- 「なぜ2回確認？」に、3年前の記録で答える新人の「なぜこの手順？」に、手順書の改訂履歴と品質記録から理由を示す。記録で決められない点は責任者へ渡り、答えは次の新人にも残ります。製造
- 同じ制度の質問が毎月。案内の食い違いを直す福利厚生の同じ質問が毎月届く理由を、案内同士の食い違いから突き止める。答えられる質問は回答草稿に、判断は管理部長へ期限つきで渡します。IT・ソフトウェア
- お客様の不具合報告を、開発が動ける形に「保存したら変になった」の一言から、同じ報告3件の共通点を見つけて引き継ぎ稿に。再現と調査は担当者へ、お客様への連絡はサポートが行います。IT・ソフトウェア
- 画面3枚から、新人が迷わない手順書受注入力の画面と古い操作メモから手順書を作成。新人の質問が集まった画面と、変わっていたボタン名に注意書きを付け、システム担当の照合へ。卸売・商社
- 承認なしの値引き3件。マニュアルに例を足す承認のない値引き3件（計216,000円）は、どれもマニュアルに例がない場面。部長の過去の答えから「こうする・こうしない」の追記案を作ります。建設・設備サービス・店舗
- 書かれていない例外4つを、退職前に原稿へHTMLの案内と表を社内ナレッジの原稿にまとめ、退職する担当者のチャットにしかない例外を4つ発見。本人の確認を経て、辞めたあとも残る答えに。サービス・店舗
- 見慣れないログインの通知を、記録で見極める大阪からのログイン通知3件を、記録・予定・チャットに照らして時系列に。本人確認と保守会社への調査依頼を分けて回し、返事がそろうまで追います。
社内ナレッジ・引き継ぎで、よくある質問
マニュアルを作る時間がありません。それでも使えますか。
使えます。新しくマニュアルを書かなくても、チャットやメール、共有フォルダに残ったやり取りから、TANKAが手順や回答を出典つきでまとめます。
古い資料と新しい資料が混ざっていても、大丈夫ですか。
大丈夫です。TANKAは「確定」の発言や修正の報告をたどって、どれが最新かを根拠と一緒に示します。食い違いが残るものは、確認する担当者に回します。
はじめ方
始め方は、3ステップ。
無料でチームを作る
メールアドレスか、Google・Appleのアカウントで登録。
いつものツールをつなぐ
Gmail・Outlook・Teams・Chatwork・kintone など。共有する範囲は自分で決められます。
この活用例と同じように頼む
「連休明けのメールで、私が返すべきものだけ教えて」
Founding 100｜日本国内100チーム・12月31日まで
“あの件、どうなってる？”を、なくしませんか。
最初の6か月は、1席 月980円（税込）。導入から30日間は、使い方の相談にも乗ります。