同じ質問なのに、部署で答えが違う。会社の答えを、一つにする。

TANKA（タンカ）は、チームの記憶を持つ、チーム向けのAIエージェントです。この例では、新人の質問12問への回答をチャットと手順書から集めました。受注窓口が「前日」と4回答えていた搬入連絡の期限は、手順書では「2営業日前」。その確認を施工リーダーの桂さんに渡しました。

この場面で困っていること

入社2か月の野村さんが、また「搬入の連絡はいつまでですか」と聞いてきました。業務担当の篠原さんは、新人から繰り返し届く質問を、会社としての回答集にまとめたいと考えています。答えてきたのは受注窓口の安西さんや施工リーダーの桂さんで、その回答はチャットのあちこちに散らばったままです。

野村さん：「搬入前のお客様への連絡って、前日まででいいんですよね？　受注の安西さんにはそう聞いたんですが。」

株式会社ひより什器（24名）の業務担当、篠原さんの場面です。

TANKAが読んだ記録

• 受注窓口のチャット回答 14件
• 施工チームの相談スレッド 9件
• 現行の搬入手順（9/1改訂）1件

チームで共有されている記録を、TANKAがそのまま読みます。

TANKAでの進め方

1. 回答を質問ごとに並べる：受注と施工のチャット回答23件を、新人の質問12問に分けます。
2. 食い違いに出典をつける：答えが割れた質問は、両方の発言と手順書の該当箇所を並べて示します。
3. 確かめた答えを残す：担当者が確かめた答えを出典つきで回答集に残し、次の新人にもそのまま返します。

新人向け回答集 12問・答えが割れた1問

TANKAが見つけたこと

• 「搬入前のお客様連絡はいつまで？」に、受注窓口は「前日」と4回回答（8/27〜10/30）。施工チームの相談では、桂さんが「2営業日前」と回答（10/15）
• 現行の搬入手順（9/1改訂）も「2営業日前」。改訂欄に「ビル側の搬入申請が2営業日前締切のため」とある
• 前日の連絡では、ビルの搬入申請に間に合わないおそれがある

答えが一つにまとまった11問

• 宛名変更の連絡先、図面を差し替えるときの版の確かめ方など
• 同じ内容の回答は一つにし、元の発言を出典として添付
• うち2問は手順書に記載がなく、チャットの回答だけが根拠

回答集の書き方（搬入連絡の例）

Q. 搬入前のお客様への連絡は、いつまで？　A. 現行の手順書では2営業日前です（ビルの搬入申請に合わせるため）。受注窓口の回答「前日」との違いを、施工リーダーの桂さんに確認中です。出典：現行の搬入手順 3節（9/1改訂）／受注窓口のチャット（10/30ほか）

根拠：安西さんたちのチャット回答（8/27〜10/30）、施工チームの相談スレッド（9月〜11月）、現行の搬入手順 3節（9/1改訂）

メール例文：搬入連絡の期限（前日／2営業日前）の確認

送信は篠原さんが確認してから。

同僚へ渡す仕事と期限

桂さんの回答が届いたら、TANKAが回答集の答えを差し替えて篠原さんに戻します。昼を過ぎても返事がなければ、桂さんに確認を入れます。

桂さん：「確認します。9月にビル側のルールが変わったはずなので、管理会社からの通知も見て返します。」

引き継いだ後も、進み具合を確かめる

桂さん：「2営業日前が正しいです。9/1からビル管理会社の搬入申請が2営業日前締切になりました。前日の連絡だと、申請が間に合いません。」

11/9（月）10:40 時点の進捗

確認できたこと

• 搬入連絡の期限は「2営業日前」で確定（桂さん）
• 回答集の答えを差し替え。出典に桂さんの回答（11/9）とビル管理会社の通知を追加
• 野村さんへの回答も「2営業日前」に（出典つき）

残っていること

• 受注窓口の回答テンプレートの修正（安西さん・17:00まで）
• 手順書に記載のない2問の確認（桂さんへの確認一覧に記載済み）

次に同じ質問が来たら

新人の誰が聞いても、TANKAはこの答えと出典を返します。前に誰が答えたかを探す必要はありません。

根拠：桂さんの共有（11/9 10:40）、ビル管理会社の通知（8/20）

TANKAがやること、人が決めること

どちらを会社の答えにするかは、桂さんの回答を受けて篠原さんが決めます。TANKAはその手前までをそろえます。

担当者と期限を決めて使い始めます。期限が来たらTANKAが確認し、返事を反映します。