TANKA（タンカ）は、チームの記憶を持つ、チーム向けのAIエージェントです。この例では、出張の申請期限の改定に合わせ、古い「5日前」が残る4か所を探して修正文と周知文を用意し、施行日前の申請の扱いを制度担当の菅原さんに渡しました。
この場面で困っていること
出張の申請期限と申請先が、11月1日から変わります。総務の矢野さんは社員への周知を任されましたが、古い期限や申請先が社内のどの資料に書かれているのかは、まだ誰も洗い出していません。3つの拠点からは、もう質問が届きはじめています。
株式会社ゆずりは店舗サポート（38名）の総務、矢野さんの場面です。
TANKAが読んだ記録
- 出張手続きの改定通知（承認済み）1件
- 手順書・FAQ・申請フォーム・研修資料 4件
- 拠点からの出張の質問 9件（10月）
- 11月出発の出張申請 6件
チームで共有されている記録を、TANKAがそのまま読みます。
TANKAでの進め方
- 古い記載を洗い出す：改定前の期限と申請先が書かれた箇所を、社内の資料からすべて探します。
- 修正文と周知文を作る：直す場所ごとの修正文と、社員に配る周知文を用意します。
- 判断を渡し、質問を拾う：施行日前の扱いは菅原さんへ。周知のあとに届いた質問も、FAQの追記案にします。
出張手続きの改定・直す場所 4か所
TANKAが見つけたこと
- 改定前の「出発5日前まで・拠点の事務担当へ」が、4か所に残っている（手順書 2節／FAQ Q4／申請フォームの注意書き／新人研修資料 p.12）
- 10月の拠点からの質問9件のうち5件は「施行日前に出した申請はどうなる？」。改定通知には書かれていない
- 11月出発の申請6件は、すでに旧ルールで出ている
修正文（手順書 2節）
11月1日以降の申請は、出発7日前までに総務担当へ提出してください。
修正文（FAQ Q4）
Q. 出張の申請は、どこに出す？ A. 総務担当です（11月1日以降の申請から）。施行日前に出した申請の扱いは、決まり次第ここに追記します。
申請フォーム・研修資料
| フォームの注意書き | 「出発5日前まで」→「出発7日前まで（11/1以降の申請）」 |
|---|---|
| 研修資料 p.12 | 期限と申請先の2行を差し替え |
根拠：出張手続きの改定通知（10/16 承認）、手順書・FAQ・申請フォーム・研修資料（現行版）、拠点からの質問チャット（10月）
メール例文：【11/1から】出張の申請期限と申請先が変わります
下書き・未送信
宛先：全社員（社内掲示板）
差出人：矢野
件名：【11/1から】出張の申請期限と申請先が変わります
11月1日以降に出す出張の申請から、次の2点が変わります。
① 申請期限：出発5日前まで → 出発7日前まで ② 申請先：所属拠点の事務担当 → 総務担当
10月中に出した申請の扱いは、決まり次第お知らせします。分からないことは、総務の矢野までご連絡ください。
掲示は矢野さんが確認してから。
同僚へ渡す仕事と期限
| 担当 | 次に進めること | 期限 |
|---|---|---|
| 菅原（制度担当） | 施行日前の申請の扱いを決め、修正文4か所を確認 | 10/28（水）12:00 |
| 野口（拠点管理者） | 拠点で出そうな質問を、周知文に足すか確認 | 10/28（水）16:00 |
菅原さんが扱いを決めたら、TANKAがFAQ Q4と周知文に追記して矢野さんに戻します。周知のあとに届いた質問も集めて、FAQの追記案にします。
菅原さん：「修正文は私が見ます。施行日前の申請は、申請日で区切るか出発日で区切るか、部長と決めます。」
引き継いだ後も、進み具合を確かめる
菅原さん：「施行日前に出した申請は、旧ルールのまま受け付けます。修正文4か所は、このままで大丈夫です。」
10/28（水）11:30 時点の進捗
確認できたこと
- 修正文4か所は確認済み（菅原さん）
- 施行日前に出した申請は、旧ルールのまま受け付ける（菅原さん）。FAQ Q4と周知文に追記
残っていること
- 拠点で出そうな質問の確認（野口さん・16:00まで）
- 周知文の掲示（矢野さん）
根拠：菅原さんの共有（10/28 11:30）
TANKAがやること、人が決めること
施行日前の申請の扱いを決めるのは菅原さん。TANKAは修正文と周知文までをそろえます。
担当者と期限を決めて使い始めます。期限が来たらTANKAが確認し、返事を反映します。