議事録の書き方｜テンプレートと記入例（Word 無料）
議事録に書く項目と書き方のコツ、よくある抜けをまとめました。後半では、AI で議事録を作るときに確認したい点と、架空の会社による記入例を紹介します。社内会議用のテンプレートはこのページからコピーでき、Word 版も無料でダウンロードできます。
議事録とは
議事録は、会議で何が決まり、何が決まらず、誰が何をいつまでにやるのかを残す記録です。出席していない人にも同じ内容が伝わり、あとから「あのとき何を決めたか」を確かめられます。発言を全部書き取る発言録ではなく、結論を共有するための文書です。
この記事で扱うのは、打ち合わせや定例会など社内会議の議事録です。会社法で作成が義務づけられている取締役会議事録・株主総会議事録とは、目的も書く項目も違います。取締役会の議事録は会社法第369条第3項、株主総会の議事録は第318条第1項により、法務省令（会社法施行規則）の定めに従って作らなければなりません。記載する事項は施行規則に列挙されています（取締役会は第101条第3項、株主総会は第72条第3項）。開催の日時と場所（その場所にいない人が出席した場合はその方法）、議事の経過の要領とその結果、出席者に関する事項、議長の氏名などです。
書面で作る取締役会議事録には、出席した取締役と監査役の署名または記名押印が必要で（第369条第3項）、電磁的記録で作る場合は電子署名で代えます（第369条第4項、施行規則第225条）。どちらの議事録も本店に 10 年間備え置きます（第371条第1項、第318条第2項）。これらの法定議事録は、自社の規程と専門家の確認に従って作成してください。
本記事のテンプレートは、社内会議用です。
議事録に書く項目
社内会議の議事録でよく使う項目を、一つの表にまとめました。右の列は、その項目を書くときのポイントです。
| 項目 | 書くこと | 書き方のポイント |
|---|---|---|
| 会議名 | 会議の名前と種類（定例、打ち合わせ、説明会など） | カレンダーの予定の件名と同じにすると、あとで探しやすい |
| 日時 | 開始と終了の時刻 | 予定より延びたときは、実際の時刻を書く |
| 場所／オンライン | 会議室名。オンラインの場合はツール名 | 一部の人だけオンラインのときは、その人の名前に書き添える |
| 出席者 | 氏名。社外の方は会社名と肩書きも | 進行役と決定者がわかるようにする |
| 欠席者 | 欠席した人と理由 | 議事録を誰に共有するかの目安になる |
| 記録者 | 議事録を書いた人 | 質問の宛先になる。確認者とは別の人にする |
| 目的 | この会議で何をするか（1〜2 行） | 「報告」「相談」「決定」のどれかを添える |
| 議題 | 話し合う項目を番号つきで | 事前に配った議題と同じ順番にする |
| 決定事項 | 決まったことと、その理由 | 議題ごとに結論を 1 行で。数字と固有名詞は資料のまま書く |
| 保留事項（決まらなかったこと） | 決まらなかったことと、誰がいつまでに決めるか | 「決まらなかった」ことも記録する。持ち越す理由を添える |
| ToDo（担当・期限） | やること、担当者、期限 | 3 つをそろえて 1 行ずつ。担当は部署名ではなく個人名で |
| 次回予定 | 次の会議の日時、場所、議題 | 未定なら「未定（〇〇が △△ までに調整）」と書く |
| 配布資料 | 当日使った資料の名前と保存場所 | ファイル名と版（v2 など）まで書く |
| 確認者 | 内容を確認した人（進行役か決定者） | 確認日も書く。社外の方がいる会議は、先方にも確認してもらう |
書き方のコツ
1. 決定事項を最初に書く
読む人が知りたいのは結論です。議題ごとに「決まったこと」を最初に書き、経緯や議論の要点はその下に回します。時系列に発言を並べると、どこに結論があるのか探すことになります。
2. 発言ではなく、結論と理由を書く
「誰が何を言ったか」より「何が、なぜ決まったか」を残します。反対意見や別の案があったときは、「〇〇案も検討したが、△△の理由で見送り」のように 1 行で書くと、次に同じ議論を繰り返さずに済みます。発言を残す必要があるときも、要約にとどめます。
3. ToDo は担当と期限をそろえる
「検討する」「調整する」で終わらせず、「誰が・何を・いつまでに」を 1 行にそろえます。担当は部署名ではなく個人名にします。期限が決まらないときは、「期限を決める人と日付」を ToDo にします。
4. 事実と意見を分ける
「〜と決まった」「〜という報告があった」は事実、「〜のほうがよいと思う」は意見です。混ぜて書くと、決まっていないことが決定事項のように読まれます。数字と固有名詞は資料のまま写し、聞き取れなかったところは推測で埋めずに「要確認」と書きます。
5. 当日中に共有して、確認をもらう
記憶が新しいうちに出すと、直しが早く済みます。当日中、遅くとも翌営業日までに共有し、決定者に内容を確認してもらいます。欠席者にも同じものを送り、「読んだ」の返事をもらうところまでが議事録の仕事です。
よくある抜け
共有する前のチェックにお使いください。
- 決定事項が「〜の方向で」「引き続き検討」のままで、何が決まったのかわからない
- ToDo に、担当者か期限のどちらかがない
- 決まらなかったこと（保留事項）が書かれておらず、次回も同じ議論になる
- 数字や固有名詞が「約」「〇〇さんの件」など曖昧で、資料と照合できない
- 欠席者に共有されていない。誰に送ったかの記録もない
- 配布資料の名前や保存場所がなく、あとから探せない
- 次回の日時と議題が書かれていない
- 確認者がいない。記録者の理解だけで確定している
AI で議事録を作るときに確認したいこと
録音の文字起こしや要約を AI に任せて議事録を自動作成すると、議事録を書く時間は減らせます。一方で、録音することと、入力したデータの扱いは、ツールを選ぶ前に決めておきたい点です。個人情報保護委員会は、個人情報を含むプロンプトを生成AIサービスに入力する事業者に対して、利用目的の範囲内であることを確認し、入力した個人データを提供事業者が「機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること」を求めています（2023年6月2日の注意喚起）。
AI を使う場合は、少なくとも次の 4 点を決めてから始めると安心です。
録音・文字起こしは、始める前に伝える
録音することと、文字起こしや要約に AI を使うことを、会議の案内か冒頭で参加者に伝えます。社外の方が出席する会議では特に、相手の了解を得てから始めます。録音したデータを誰が、どこに、いつまで保管するかも決めておきます。
入力するデータの扱いを確認する
文字起こしや要約に使うサービスが、入力した内容を AI モデルの学習に使うかどうかを、利用規約や公式サイトで確認します。顧客名や個人情報が出る会議は、社内の生成AI利用ルールに沿って、入力してよい範囲を決めます。
固有名詞・数字・決定事項は人が確認する
文字起こしでは、社名、人名、金額、日付の聞き間違いが起きます。決定事項と ToDo は、出席者が確認してから確定します。AI の要約をそのまま議事録にせず、「確認者」の欄を埋めてから共有します。
共有範囲を決める
議事録を保存する場所と、誰が見られるかを決めます。社外の方が出席した会議の記録は、社内向けの所感と分けて保存します。AI が議事録を検索や回答に使う場合も、見られる範囲が各メンバーの権限に収まっているかを確認します。
記入例：展示会の出展準備を 30 分で決める
架空の会社「みなと業務サポート株式会社（18名）」が、11 月の展示会（大阪）の出展準備を決めた 30 分の打ち合わせの議事録です。この会議の予定は、社内チャットの発言から作られたものです。営業リーダーの佐藤は研修出張で 10/30 まで不在のため欠席者に書き、出張の日程は行程表からカレンダーに登録した内容と合わせています。人物・案件はすべて架空です。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 会議名 | 展示会 出展準備の打ち合わせ |
| 日時 | 2026年10月23日（金）10:00〜10:30 |
| 場所 | 会議室 A（全員対面） |
| 出席者 | 森田（社長・決定者）、鈴木（制作責任者・進行）、高橋（見積・経理・素材）、中村（営業担当） |
| 欠席者 | 佐藤（営業リーダー）：研修出張のため（10/30 まで不在）。議事録を当日共有し、当日の役割を確認してもらう |
| 記録者 | 中村（議題を出した人） |
| 目的 | 11 月の展示会（大阪、11/11〜13、3 号館 ブース B-12）の出展準備について、什器・配布物・当日の役割・大阪での訪問先を決める（決定） |
| 議題 | 1）ブースの什器 2）配布物 3）当日の役割 4）大阪での訪問先 |
| 決定事項 | 1）什器：鈴木の図面 v2 のとおり、カウンター 1 台・モニター 1 台・パンフレットスタンド 1 台をレンタルで手配する。理由：持ち込みより搬入（11/10（火）17:00〜18:30）が短く済むため 2）配布物：会社案内は既存版を 300 部増刷。サービス紹介チラシは既存版のブース番号と日付を差し替えて 500 部。高橋が取った見積のとおり発注する 3）当日の役割：ブース担当は行程表のとおり（11/11 森田・佐藤、11/12 佐藤、11/13 森田・佐藤）。留守中の電話とメールは中村が対応する。名刺とアンケートは佐藤が当日まとめ、11/16（月）の出張報告で共有する 4）訪問先：なにわ精工様（11/12（木）15:00〜16:00、森田）は行程表のとおり確定 |
| 保留事項 | ・ノベルティを作るか：高橋が見積を取り、森田が 10/30（金）までに判断する ・11/12（木）午前の見込み客訪問：訪問先と時刻が調整中。中村が候補 2 社に打診する ・11/13（金）の帰りの新幹線：時刻は搬出の進み次第。11/9 の最終確認で再度確認する |
| ToDo（担当・期限） | ・什器レンタルの発注（図面 v2 の構成）：高橋、10/30（金） ・チラシのブース番号と日付の差し替えデータ：鈴木、10/28（水） ・会社案内 300 部・チラシ 500 部の印刷発注：高橋、10/30（金） ・ノベルティの見積取得：高橋、10/28（水） ・11/12 午前の訪問候補 2 社への打診：中村、10/30（金） ・佐藤への議事録の共有：中村、10/23（金） ・佐藤の当日の役割の確認（返事をもらう）：森田、11/2（月） ・確定した訪問先の行程表への追加：高橋、決まり次第（11/6（金）まで） |
| 次回予定 | 11/9（月）10:00〜10:30 出発前の最終確認（オンライン）。森田・佐藤・鈴木。高橋・中村は議事録で確認 |
| 配布資料 | 什器の図面 v2（鈴木）／配布物の見積（高橋）／Memo「大阪出張 11/10〜13 行程表」（高橋、10/20 更新） |
| 確認者 | 森田（10/23 確認） |
テンプレート（コピーして使えます）
項目は自社の会議に合わせて増減してください。空欄は「＿＿」で示しています。
テンプレート本文
議事録
会議名：＿＿
日時：＿＿年＿＿月＿＿日（＿）＿＿:＿＿〜＿＿:＿＿
場所：＿＿（会議室／オンライン：＿＿）
出席者：＿＿
欠席者：＿＿（理由：＿＿）
記録者：＿＿ 確認者：＿＿（確認日：＿＿年＿＿月＿＿日）
1. 目的
＿＿（報告／相談／決定）
2. 議題
議題 1：＿＿
議題 2：＿＿
議題 3：＿＿
3. 決定事項
議題 1：＿＿（理由：＿＿）
議題 2：＿＿（理由：＿＿）
議題 3：＿＿（理由：＿＿）
4. 保留事項（決まらなかったこと）
・＿＿（誰が・いつまでに決めるか：＿＿）
・＿＿（誰が・いつまでに決めるか：＿＿）
5. ToDo（担当・期限）
・＿＿（担当：＿＿ 期限：＿＿年＿＿月＿＿日）
・＿＿（担当：＿＿ 期限：＿＿年＿＿月＿＿日）
・＿＿（担当：＿＿ 期限：＿＿年＿＿月＿＿日）
6. 議論の要点（必要な場合）
・＿＿
・＿＿
7. 次回予定
＿＿年＿＿月＿＿日（＿）＿＿:＿＿〜＿＿:＿＿ 場所：＿＿ 議題：＿＿
8. 配布資料
・＿＿（保存場所：＿＿）
・＿＿（保存場所：＿＿）
9. 備考
＿＿
本テンプレートは参考例です。自社の規程・法令に合わせて調整してください。
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TANKA の場合
TANKA は、チャット・メール・会議の記録をつないで、決まったことをチームの記憶として残すチーム向けAIエージェントです。議事録に関わる点は、公式サイトに次のように掲載されています（2026年10月19日確認）。
- 決定事項の共有：公式サイトは「チームの記憶」を「過去のやりとりや決定事項を、次の仕事に使える形で共有すること」と説明しています。
- 会議の記録：「チャットやメール、会議の記録をつなぎ、過去の経緯や決定事項を踏まえて回答します。」連携した会議ツールの会議要約や文字起こしも、検索の対象になります。
- ToDo：「チャットの依頼をタスクにまとめ、担当者・期限・優先度を管理できます。」
- 共有範囲：「TANKAは、連携・同期された情報のうち、アクセス権のある情報をもとに回答します。」
- 送信：「送信など相手に影響する操作は、確認してから実行します。」
- 学習利用：「お客様のコンテンツを、出力を生成する当社のモデルの学習・再学習・改善に使用しません。」（セキュリティページ）
会議のあとは、チャットや会議の記録をもとに「必要な情報と次に確認すべきこと」を整理し、依頼を担当者・期限つきのタスクにまとめて共有できます。決まったことは記録として残り、次に同じ話題が出たときの前提になります。会議の前後の仕事（日程の調整と招集、承認依頼からタスク化まで）は、活用シーンの「打ち合わせの依頼から、返信・日程・準備まで」「チャットの発言から予定の下書きへ」「判断材料をそろえて、社長の決定を次の仕事につなぐ」で紹介しています。詳しくは チームの記憶 と セキュリティ のページをご覧ください。
よくある質問
議事録は、誰が書くべきですか。
進行役と決定者以外の出席者が向いています。進行役が書くと議論に集中できず、決定者が書くと確認する人がいなくなるためです。小さな会社では、議題を出した人が記録者になる方法もあります。誰が書いても同じ形になるように、テンプレートと「決定事項・保留事項・ToDo は必ず書く」という決まりを先に共有しておきます。
どこまで詳しく書けばよいですか。
決定事項・保留事項・ToDo（担当・期限）がわかれば十分です。発言をすべて書く必要はありません。決定に至った理由と、検討したが採用しなかった案は、あとで同じ議論を繰り返さないために 1〜2 行で残します。社外の方との会議や、金額・納期に関わる決定は、数字をそのまま書きます。
このテンプレートは、取締役会議事録や株主総会議事録にも使えますか。
そのままは使えません。取締役会議事録と株主総会議事録は会社法で作成が義務づけられ、記載する事項が会社法施行規則で定められています（取締役会は第101条、株主総会は第72条）。書面の取締役会議事録には出席した取締役と監査役の署名または記名押印が必要で（電磁的記録の場合は電子署名）、どちらも本店に 10 年間備え置きます。自社の規程と、司法書士など専門家の確認に従って作成してください。本記事のテンプレートは社内会議用です。
AI の文字起こしや要約を、そのまま議事録にしてよいですか。
下書きとして使い、決定事項・ToDo・固有名詞・数字は出席者が確認してから確定することをおすすめします。文字起こしには聞き間違いがあり、要約は「決まったこと」と「出た意見」を区別できないことがあります。録音と AI の利用は会議の前に参加者へ伝え、入力してよい情報の範囲は 社内の生成AI利用ルール で決めておくと迷いません。
関連ページ
出典
- 会社法（平成十七年法律第八十六号）第318条・第369条・第371条 — e-Gov 法令検索 https://laws.e-gov.go.jp/law/417AC0000000086（確認日：2026年10月19日）
- 会社法施行規則（平成十八年法務省令第十二号）第72条・第101条・第225条 — e-Gov 法令検索 https://laws.e-gov.go.jp/law/418M60000010012（確認日：2026年10月19日）
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日） https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/（確認日：2026年10月19日）
- Canva「議事録の書き方と要約のコツを例文付きで解説（無料テンプレートあり）」（最終更新日 2026年6月16日） https://www.canva.com/ja_jp/learn/how-to-write-minutes/（確認日：2026年10月19日）
- Schoo 法人・企業向けサービス「議事録の理想的な書き方は？業種に合わせた例文を紹介」（更新日 2023年4月23日） https://schoo.jp/biz/column/673（確認日：2026年10月19日）
- TANKA 公式サイト https://jp.tanka.ai/memory、https://jp.tanka.ai/security（確認日：2026年10月19日）
