AIツール導入の稟議書｜書き方とテンプレート（Word 無料）
稟議書に書く項目と書き方のコツ、差し戻されやすい理由をまとめました。後半では、AIツールを導入するときに追加したい確認項目と、架空の会社による記入例を紹介します。テンプレートはこのページからコピーでき、Word 版も無料でダウンロードできます。
稟議書とは
稟議書は、決裁する権限を持つ人に、ある案件の実施を承認してもらうための社内文書です。会議を開かなくても、関係者が順番に内容を確認し、承認の記録を残せます。ソフトウェアの契約や物品の購入など、金額や影響が一定以上の案件で使われます。
どの案件に稟議が必要か、どの項目が必須かは、会社ごとの稟議規程や書式で決まります。自社の規程や書式がある場合は、そちらを優先してください。
稟議書に書く項目
クラウドサービスやAIツールの導入でよく使う項目を、一つの表にまとめました。右の列は、AIツールの場合に書き足したい内容です。
| 項目 | 書く内容 | AIツールの場合 |
|---|---|---|
| 稟議番号・起案日 | 社内の管理番号と作成日 | — |
| 起案部署・起案者 | 部署名は正式名称で書く | 実際に使う部署も書く |
| 件名 | 「〇〇の導入について」「〇〇の件」のように、一目でわかる長さで | 製品名とプランを入れる |
| 申請内容（目的） | 何を、なぜ、いつから行うか | どの業務の、どの手間を減らすか |
| 背景・現状の課題 | いま困っていること | 誰が、週に何回、どれくらい時間を使っているか |
| 導入するツールの概要 | 製品名、提供元、プラン、利用人数 | 公式サイトの URL と確認日 |
| 費用 | 初期費用、月額・年額、ユーザー数 | 税込か税抜かを必ず書く |
| 予算・勘定科目 | 予算の残高、計上する科目 | — |
| 支払先・支払方法 | 支払先、支払日、支払方法 | 契約前に確認した内容を書く |
| 導入効果 | 時間や金額で示す効果と、数字にしにくい効果 | 費用と同じ単位（円／年）で並べる |
| 比較検討 | 他の製品や、導入しない場合との比較 | 料金、学習利用の扱い、連携先で比べる |
| リスクと対策 | 想定されるデメリットと、その対処 | データの扱い（後述の 4 項目） |
| 実施スケジュール | 試用、本導入、評価の時期 | 継続するかを決める評価日を入れる |
| 添付書類 | 見積書、比較表、カタログ | 料金ページとセキュリティページの写し |
| 決裁者の所見 | 空欄にしておく（決裁者が記入） | — |
書き方のコツ
1. 結論を先に書く
件名と申請内容の 1 行目で、何を承認してほしいのかがわかるようにします。依頼の文は「〇〇を導入したく、ご承認をお願いいたします」のように締めます。
2. 効果は数字にして、費用と並べる
「便利になる」だけでは判断できません。「月に何時間減るか」「年に何円分か」を書き、年額の費用と同じ単位で並べます。数字の根拠（誰が、何を、どう測ったか）も添えます。
3. リスクは自分から書く
決裁者が気にしそうな点は、先に書いて対策を添えます。AIツールでは、入力した情報の扱いと、導入しても使われないまま費用だけがかかることの 2 つを、先に書いておくと安心です。
4. 箇条書きで短くまとめる
1 項目は 2〜3 行に収め、詳しい資料は添付に回します。
5. 提出の前に、主な承認者へ説明しておく
いわゆる根回しです。事前に聞かれた質問への答えを稟議書に書いておくと、差し戻しを防ぎやすくなります。
差し戻されやすい理由
差し戻しにつながりやすい書き方です。提出前のチェックにお使いください。
- 目的が「業務効率化のため」だけで、どの業務の何が変わるのかが書かれていない
- 費用の内訳や、税込か税抜かがわからない
- 効果が「便利になる」だけで、数字や測り方がない
- 他の製品や、導入しない場合と比べた形跡がない
- リスクの記載がない。特に、入力するデータの扱いに触れていない
- 誰が使い、誰が管理するのかが決まっていない
- 試用のあと、いつ・何を見て継続を決めるのかが書かれていない
- 見積書や料金表の写しなど、添付書類が足りない
AIツール導入で追加したい確認項目
AIツールは、社内のメールや文書を入力して使うことが多いため、通常のソフトウェアよりもデータの扱いを問われます。個人情報保護委員会は、個人情報を含むプロンプトを生成AIサービスに入力する事業者に対して、利用目的の範囲内であることを確認し、入力した情報を提供事業者が「機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること」を求めています（2023年6月2日の注意喚起）。
稟議書の「リスクと対策」には、少なくとも次の 4 項目を書いておくと、決裁者の質問に先回りできます。
データの学習利用
入力した情報や連携した社内データを、提供元が AI モデルの学習に使うかどうか。公式サイトや利用規約の該当する文言をそのまま引用し、URL と確認日を書きます。外部の AI サービスを経由する場合は、その条件も確認します。
アクセス権と管理者
誰が使い、AI が回答に使う情報が利用者の権限の範囲に収まるか。管理者は誰か、退職や異動のときにアカウントをどう止めるかも書きます。
既存ツールとの連携
メール、チャット、ファイル共有などと連携する場合は、連携するツールの名前と、AI が読む範囲、連携の解除方法を書きます。
解約とデータの削除
解約の条件（いつでも解約できるか、最低利用期間はあるか）と、解約後のデータの扱い、削除の依頼先を書きます。第三者認証（ISO/IEC 27001、SOC 2 など）の有無と適用範囲も、ここで触れておくと安心です。
記入例：チーム向けAIエージェントを 5 名で導入する
架空の会社「みなと業務サポート株式会社（18名）」が、営業と制作の 5 名で TANKA の Pro プランを導入する場合の記入例です。料金は TANKA 公式サイトの通常価格（2026年10月17日確認）で計算しています。効果の欄は、この会社が自分で測る項目として書いており、TANKA が効果を約束するものではありません。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 稟議番号・起案日 | 営-2026-014／2026年10月21日 |
| 起案部署・起案者 | 営業部 佐藤（営業リーダー） |
| 件名 | チーム向けAIエージェント「TANKA」Pro プラン導入の件 |
| 申請内容 | 営業部・制作部の 5 名で、チーム向けAIエージェント「TANKA」の Pro プランを導入したく、ご承認をお願いいたします。 |
| 背景・課題 | ・見積や提案のたびに、料金表や過去の条件を探し、AI にも前提を説明し直している ・会議や打ち合わせで決まったことを、メンバーが個別に確認し合っている ・個人で生成AIを使うメンバーはいるが、会社として契約したツールも、入力してよい情報のルールもない |
| 導入するツール | 製品名：TANKA（チーム向けAIエージェント） 提供元の公式サイト：https://jp.tanka.ai/ プラン：Pro（毎月のクレジット：AIタスク実行 50,000、チームメモリ保存 10,000） 利用人数：5 名（営業 3 名、制作 2 名） 最初に連携するツール：Gmail、Slack |
| 費用 | 月額：Pro 3,500円（税込・1 名あたり）× 5 名 ＝ 17,500円 年額：210,000円（税込・試算） 初期費用：料金ページに記載なし（契約前に確認） 根拠：公式サイトの料金ページ（Pro ¥3,500／月、「※表示価格はすべて税込です。」）と Founding 100 の募集条件（「月額3,500円／席（税込）」）。金額は見積書で確認し、本欄を差し替える |
| 予算・勘定科目 | 営業部 IT ツール予算（残高 ＿＿円）／通信費（経理の指定に従う） |
| 支払先・支払方法 | 契約手続きのときに確認し、追記する |
| 導入効果と評価方法 | 費用回収の目安：年額 210,000円（上記の試算額）÷ 人件費単価 3,000円／時（当社の試算単価）＝ 年 70 時間。5 名で 1 人あたり年 14 時間（月 約 1.2 時間）減れば、費用と同じになる 測る項目：①見積・提案のときに過去の条件を探す時間 ②決定事項を確認し合うやり取りの回数 測り方：導入前の 2 週間と、導入後 2〜3 か月目の 2 週間に、各自が同じ項目を記録する 評価日：2027年1月29日（継続か停止かを判断） |
| 比較検討 | ・導入しない（個人の生成AI利用のみ）：費用はかからないが、入力のルールと管理がない ・他の法人向け生成AI：料金、学習利用の扱い、連携先の 3 点で比較表を作成（添付） |
| リスクと対策 | 学習利用：公式サイトのセキュリティページに「お客様のコンテンツを、出力を生成する当社のモデルの学習・再学習・改善に使用しません。」と記載（第三者の AI サービスには、そのサービスの利用条件が適用される旨の記載あり）。利用規約を添付 アクセス権：公式サイトに「アクセス権のある情報をもとに回答します。」と記載。管理者は佐藤。退職・異動の日にアカウントを停止する 社外への送信：公式サイトに「送信など相手に影響する操作は、確認してから実行します。」と記載。社外へのメールは担当者が確認してから送る運用にする 連携：Gmail と Slack の 2 つから始め、試用中に読み取る範囲と解除方法を確認する 解約：料金ページに「プランの変更・解約はいつでも可能です。」と記載。契約終了後のデータの扱いはデータ処理契約（DPA）を確認する 認証：ISO/IEC 27001:2022 の認証取得、SOC 2 Type II 監査の完了を公式サイトで確認（適用範囲は問い合わせ） 定着：評価日に、使われていなければ停止する |
| スケジュール | 10月下旬：無料プランで試用（連携 1 つ） 11月上旬：Pro プランで本導入（5 名） 2027年1月29日：評価 |
| 添付書類 | 見積書／料金ページの写し／セキュリティページの写し／利用規約・DPA／他製品との比較表／生成AI 社内利用ルール（案） |
| 決裁者の所見 | ＿＿ |
テンプレート（コピーして使えます）
項目は自社の書式に合わせて増減してください。空欄は「＿＿」で示しています。
テンプレート本文
稟議書
稟議番号：＿＿ 起案日：＿＿年＿＿月＿＿日
起案部署：＿＿ 起案者：＿＿
決裁者：＿＿
件名
＿＿（製品名・プラン）導入の件
1. 申請内容
＿＿を導入したく、ご承認をお願いいたします。
2. 背景・現状の課題
・＿＿
・＿＿
3. 導入するツール
製品名：＿＿
提供元：＿＿（公式サイト：＿＿）
プラン：＿＿
利用人数・利用部署：＿＿名（＿＿）
連携するツール：＿＿
4. 費用（税込・税抜を明記）
初期費用：＿＿円
月額：＿＿円 × ＿＿名 ＝ ＿＿円
年額：＿＿円
予算残高：＿＿円 勘定科目：＿＿
支払先・支払方法：＿＿
5. 導入効果と評価方法
費用回収の目安：年額 ＿＿円 ÷ 人件費単価 ＿＿円／時 ＝ 年 ＿＿時間
測る項目：＿＿
測り方：＿＿
評価日：＿＿年＿＿月＿＿日（継続・停止を判断）
6. 比較検討
・導入しない場合：＿＿
・他の製品（＿＿）：＿＿
7. リスクと対策（AIツールの確認項目）
・データの学習利用：＿＿（確認した文言・URL・確認日）
・アクセス権と管理者：＿＿
・既存ツールとの連携範囲：＿＿
・解約とデータの削除：＿＿
・第三者認証・セキュリティ資料：＿＿
・社内の生成AI利用ルールとの関係：＿＿
8. スケジュール
試用：＿＿ 本導入：＿＿ 評価：＿＿
9. 添付書類
見積書／料金ページの写し／比較表／＿＿
10. 備考
＿＿
決裁者の所見
＿＿
本テンプレートは参考例です。自社の規程・法令に合わせて調整してください。
表の形式に整えた Word 版（A4）は、メールアドレスのご入力後すぐにダウンロードできます。
Word 版（無料）
テンプレートを Word でダウンロード
稟議書・議事録・社内利用ルールのテンプレートを、Word 形式でお使いいただけます。メールアドレスを入力すると、この場でダウンロードできます。
ダウンロードの準備ができました。
下のリンクから、Word 版を保存してください。
ご入力のメールアドレス：
TANKA の場合
TANKA の導入を稟議にかける場合、よく確認される点は、公式サイトに次のように掲載されています（2026年10月17日確認）。
- 料金：Free ¥0、Pro ¥3,500／月、Max ¥17,400／月、Super ¥35,000／月。「※表示価格はすべて税込です。」
- 契約の単位：Pro は 1 名ごとの月額です（Founding 100 の募集条件「月額3,500円／席（税込）」）。
- プランの違い：「どのプランでも、すべての機能をご利用いただけます。プランごとの違いは、毎月付与されるクレジット数のみです。」
- 解約：「プランの変更・解約はいつでも可能です。」
- 学習利用：「お客様のコンテンツを、出力を生成する当社のモデルの学習・再学習・改善に使用しません。」第三者の AI サービスには、該当するサービスの利用条件が適用されます。
- 認証：ISO/IEC 27001:2022 の認証を取得し、SOC 2 Type II 監査を完了しています。適用範囲や資料はお問い合わせください。
- 企業での購入：料金ページに「企業・全社導入のご相談」として「請求書払い、セキュリティチェック、導入支援など、企業でのご導入に必要な要件に合わせてご案内します。」とあります。
稟議そのものについては、公式サイトの活用シーンで「軽量な稟議・承認」として「チャットの文脈のまま起案し、決裁サマリーを作成。記録として残せます。」と紹介しています。詳しくは 料金 と セキュリティ のページをご覧ください。
よくある質問
AIツールの稟議書には、何を添付すればよいですか。
見積書（利用人数と、税込・税抜の別がわかる金額）、公式サイトの料金ページとセキュリティページの写し（確認日を記入）、利用規約、他の選択肢との比較表の 4 点が基本です。社内の生成AI利用ルールがあれば一緒に添付します。ルールがない場合は 社内利用ルールのテンプレート もご覧ください。
導入効果を数字で書けないときは、どうすればよいですか。
費用を回収するのに必要な時間を逆算して書きます。「年額 ÷ 1 時間あたりの人件費」で、年に何時間減れば費用と同じになるかが出ます。そのうえで、試用期間に測る項目と評価日を書き、見込みの数字を断定しない形にします。
無料プランや試用で始める場合も、稟議は必要ですか。
会社の稟議規程によります。費用がかからなくても、社内のメールや文書を外部のサービスに入力するなら、上長や情報システム担当の承認を求める会社もあります。申請が必要な場合を、社内の生成AI利用ルールで決めておくと迷いません。
補助金を使う予定がある場合、稟議書には何を書けばよいですか。
補助金の名称、申請の予定時期、採択されなかった場合の扱いを書きます。中小企業庁の「デジタル化・AI導入補助金2026」（旧：IT導入補助金）は、クラウド利用料（最大2年分）も補助の対象に含めています。対象となるツールや要件は、公募要領で確認してください。
関連ページ
出典
- freee「稟議書とは？書き方やテンプレート、承認を得るためのポイントを紹介」（最終更新日 2026年9月17日） https://www.freee.co.jp/kb/kb-expenses/approval-document/（確認日：2026年10月17日）
- マネーフォワード クラウド「稟議書とは？書き方・目的別の例文、無料テンプレート」（更新日 2026年1月27日） https://biz.moneyforward.com/accounting/basic/66378/（確認日：2026年10月17日）
- マネーフォワード クラウド「購入の稟議書の書き方は？テンプレートや例文でポイントが分かる！」（更新日 2026年4月22日） https://biz.moneyforward.com/accounting/basic/78220/（確認日：2026年10月17日）
- ジョブカン会計「稟議書とは？決裁される書き方や申請の流れをわかりやすく解説」 https://ac.jobcan.ne.jp/knowledge/30091/（確認日：2026年10月17日）
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日） https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/（確認日：2026年10月17日）
- 中小企業庁「デジタル化・AI導入補助金2026」の概要（令和8年4月） https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/yosan/r8/digital_ai_summary.pdf（確認日：2026年10月17日）
- TANKA 公式サイト https://jp.tanka.ai/price、https://jp.tanka.ai/security、https://jp.tanka.ai/memory、https://jp.tanka.ai/usecases（確認日：2026年10月17日）
- TANKA Founding 100 応募ページ（応募条件） https://lpjp.tanka.ai/japan-launch/founding100（確認日：2026年10月18日）
