TANKA（タンカ）は、チームの記憶を持つ、チーム向けのAIエージェントです。この例では、文書ソフト38席を、利用記録や人事の連絡と突き合わせ、退職者と異動前の席が残っていたことを見つけて月7,500円の削減候補を出し、予備席の確認を営業部長、手続きを購買に渡しました。
この場面で困っていること
総務の岸本さんは、12/1に更新を迎える文書ソフトの契約を見直しています。38席分を毎月払っていますが、誰がどの席を使っているかは、管理画面と人事の連絡を見比べないと分かりません。減らしすぎて営業が困るのも避けたいところです。
灯台企画株式会社（40名）の総務・IT資産管理、岸本さんの場面です。
TANKAが読んだ記録
- 文書ソフトの利用記録 38席分
- 人事チャンネルの入退社・異動の連絡 9件
- 入社予定のカレンダー 2件
- 利用契約書と更新条件 1件
チームで共有されている記録を、TANKAがそのまま読みます。
TANKAでの進め方
- 席と使う人を結ぶ：38席の割り当てを、利用記録と人事の入退社・異動の連絡に一人ずつ当てはめます。
- 減らせる席を数える：45日以上使われていない席から、入社予定の分の予備を残して、月額の差を出します。
- 部長と購買に確かめる：予備の数は湯浅さん、契約の手続きと期限は谷口さんに確かめてから決めます。
更新前の試算：38席→33席で月7,500円
45日以上使われていない席
| 営業 | 割当18席・使用15席 → 3席 |
|---|---|
| 制作 | 割当12席・使用12席 → 0席 |
| 管理 | 割当8席・使用5席 → 3席 |
TANKAが見つけたこと
管理の3席は、7月と8月に退職した2人と、9月に制作へ異動した1人の席でした。異動した人には制作で新しい席が割り当てられ、席が二重になっています。営業は12/1に1人が入社する予定なので、1席を残します。
減らせる席と金額
- 営業2席・管理3席の計 5席
- 月 7,500円（1席1,500円・税抜）、年間 90,000円
- 38席 57,000円 → 33席 49,500円（いずれも月額・税抜）
根拠：利用記録（9/25〜11/9）、人事チャンネルの退職・異動の連絡（7/31・8/31・9/1）、入社予定のカレンダー（12/1）、利用契約書 第5条（席数の変更）
メール例文：文書ソフト 更新時の席数変更のご相談（38席→33席）
下書き・未送信
宛先：販売店 ご担当者様
差出人：谷口
件名：文書ソフト 更新時の席数変更のご相談（38席→33席）
いつもお世話になっております。灯台企画 購買の谷口です。
12月1日に更新を迎える文書ソフトのライセンスについて、更新時に38席から33席へ減らしたいと考えております。
つきましては、変更の手続きと申込の期限、更新後の月額をお知らせいただけますでしょうか。
あわせて、退職者の分の2席を更新を待たずに停止できるかについても、お教えいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
送信は谷口さんが確認してから。
同僚へ渡す仕事と期限
| 担当 | 次に進めること | 期限 |
|---|---|---|
| 湯浅（営業部長） | 営業で残す予備席が1席でよいかを確定 | 11/12（木）15:00 |
| 谷口（購買） | 販売店へ33席への変更手続きと期限を確認 | 11/13（金）17:00 |
湯浅さんの返事が届いたら試算を確定し、谷口さんが販売店へ伝える席数に反映します。13日の15時になっても販売店の回答がなければ、谷口さんに一声かけます。
谷口さん：「販売店の担当に今日中に連絡します。退職者の分を先に止められるかも聞いておきます。」
引き継いだ後も、進み具合を確かめる
谷口さん：「販売店から回答がありました。11/20（金）までに申し込めば、12/1の更新から33席になります。退職者の2席は、今月末で請求から外せるそうです。」
11/13（金）16:30 時点の進捗
確認できたこと
- 営業の予備は1席で確定（湯浅さん）
- 11/20（金）までに申し込めば、12/1から33席・月49,500円に
- 退職者の2席は、11月末で請求から外せる
残っていること
- 33席での申込を出す（谷口さん、11/20まで）
- 異動した人の前の席のデータを移してから止める（岸本さん）
根拠：湯浅さんの返信（11/12 14:05）、谷口さんの共有（11/13 16:30）
TANKAがやること、人が決めること
何席にするかを決めるのは岸本さん。TANKAは減らせる席と、その根拠までをそろえます。
担当者と期限を決めて使い始めます。期限が来たらTANKAが確認し、返事を反映します。