質問期限は、提出より4日早い。保守と契約の答えを、その前に。

TANKA（タンカ）は、チームの記憶を持つ、チーム向けのAIエージェントです。この例では、仕様書の条件と期限を章番号つきで一枚にし、質問期限が提出より4日早いこと、保守の受付時間が前年の提案より3時間長いことを示しました。確認は水野さんと吉岡さんに渡しました。

この場面で困っていること

法人営業の中野さんは、施設案内システムの入札に参加するかを検討しています。仕様書は48ページあり、提出書類、保守の条件、契約の条件が別々の章に書かれています。前年に似た案件へ出した提案や、説明会の記録も社内にありますが、まだ今回の仕様と照らし合わせていません。

青嶺システムズ株式会社（24名）の法人営業、中野さんの場面です。

TANKAが読んだ記録

• 入札仕様書（48ページ）
• 前年の保守提案メモ
• 入札説明会の議事録
• 保守当番のチャット 5件

チームで共有されている記録を、TANKAがそのまま読みます。

TANKAでの進め方

1. 章をまたいで拾う：参加条件・保守・契約と期限を、章番号つきで一つの表にします。
2. 先に来る締切を示す：質問期限と提出期限の順番を示し、前年の提案との違いも探します。
3. 答える人に割り振る：保守は水野さん、契約は吉岡さんへ。質問期限の前に答えがそろうよう追います。

入札条件・提出物チェック　質問期限は11/2（月）12:00

期限（仕様書 第1章）

• 質問の締切：11/2（月）12:00
• 提出の締切：11/6（金）17:00
• 質問は提出の4日前に締め切られます

条件と担当（章番号つき）

• 対応実績の証明（第2章・参加条件）→ 中野さん
• 保守の受付時間 平日8〜20時（第5章・運用保守）→ 水野さん
• 契約終了時の資料返却（別紙・契約条件）→ 吉岡さん

TANKAが見つけたこと

第5章の保守受付は平日8〜20時です。前年の似た案件での保守提案（中野さんのメモ）は平日9〜18時で、朝夕あわせて3時間足りません。また説明会の議事録（10/20）によると、資料返却の範囲は他社からも質問が出ていて、回答は質問書で受けると説明がありました。

根拠：入札仕様書（10/19 公示）、前年の保守提案メモ（中野さん）、中野さんの説明会議事録（10/20）

メール例文：施設案内システム入札に関する質問書（案）

提出は中野さんが確認してから。質問期限は11/2（月）12:00です。

同僚へ渡す仕事と期限

質問期限（11/2（月）12:00）の前の営業日、10/30（金）に質問書を出せる段取りです。担当の方の回答が期限までに入らなければ、TANKAが一声かけます。

水野さん：「今の当番表で朝夕をどこまで埋められるか見て、明日の15時までに返します。」

引き継いだ後も、進み具合を確かめる

水野さん：「朝8時台と夕方18時台は、当番を1人足せば対応できます。19〜20時は、電話を当番の携帯に転送する形なら回せます。質問1は、その前提で聞いてください。」

吉岡さん：「質問2に、電子データの消去証明を出す必要があるかを足しました。」

10/27（火）16:10 時点の進捗

確認できたこと

• 保守受付 8〜20時：当番1人の追加と電話の転送で対応できる見込み（水野さん）
• 質問1を「19時以降は電話の転送で受けてよいか」に修正
• 質問2に「電子データの消去証明」を追加（吉岡さん）

残っていること

• 質問書の提出（中野さん・10/30（金）17:00まで）
• 対応実績の証明書の準備（中野さん・提出期限11/6（金）まで）

根拠：水野さんの共有（10/27 14:30）、吉岡さんの共有（10/27 16:10）

TANKAがやること、人が決めること

入札に参加するかを決めるのは中野さん。TANKAはその手前までをそろえます。

担当者と期限を決めて使い始めます。期限が来たらTANKAが確認し、返事を反映します。