TANKA（タンカ）は、チームの記憶を持つ、チーム向けのAIエージェントです。この例では、資料提出通知と提出済みの資料、ヒアリングメモを並べて所属名の食い違いを見つけ、会社への確認メールを下書きし、説明書を三村さんに、提出準備を井口さんに期限つきで渡しました。
この場面で困っていること
青山行政書士事務所に、在留期間更新の資料提出通知書が届きました（10/20）。求められているのは、申請人ご本人が実際に担当している業務の説明です。会社は「資料は9月に送った」と言いますが、所長の大西さんの手元にあるのは、部署の業務説明と今日のヒアリングメモです。
青山行政書士事務所（3名）の所長、大西さんの場面です。
TANKAが読んだ記録
- 資料提出通知書と申請書控え 2件
- 東雲商事 人事とのメール 3件
- 大西さんのヒアリングメモ 1件
- 事務所のチャット 5件（三村・井口）
チームで共有されている記録を、TANKAがそのまま読みます。
TANKAでの進め方
- 通知と前の資料を並べる：通知が求めていることと、9月に出した資料に書いてあることを並べます。
- 確認を3点に絞る：ヒアリングメモと申請書控えも見て、会社に聞くことと確認メールの下書きを作ります。
- 事務所で分担する：回答が届いたら三村さんが説明書、井口さんが提出準備を進め、TANKAが期限まで追います。
資料提出通知書への対応整理 在留期間更新
通知の要求
申請人ご本人が実際に担当している業務の具体的な説明（提出期限 11/4（水））
既に提出した資料（会社から 9/18 受領）
部署の業務内容の説明。本人の担当は書かれていない。
今日のヒアリング（大西さんのメモ 10/21）
海外のお客様への連絡と、受注後の納期調整を担当。所属は「営業部」と話している。
TANKAが見つけたこと
申請書控えの所属は「海外事業部」です。ご本人は「営業部」と話していて、会社の資料には部署の正式名称がありません。名称を確かめずに説明書を書くと、書類どうしが食い違います。
会社への確認事項
- ①本人の担当業務の内容（主な業務と、その頻度）
- ②所属部署の正式名称（申請書は「海外事業部」）
- ③業務分担表など、担当業務が分かる資料の有無
根拠：資料提出通知書（10/20）、申請書控え（9/25）、会社資料（9/18）、大西さんのヒアリングメモ（10/21）
メール例文：在留期間更新に関する追加のご確認事項
下書き・未送信
宛先：株式会社東雲商事 人事ご担当者様
差出人：大西
件名：在留期間更新に関する追加のご確認事項
株式会社東雲商事 人事ご担当者様
いつもお世話になっております。青山行政書士事務所の大西です。
入管より資料提出通知書が届き、ご本人が実際に担当されている業務について、追加の説明を求められています。提出期限は11月4日（水）です。
つきましては、次の3点をご確認いただけますでしょうか。
①ご本人の担当業務の内容（主な業務と、その頻度）
②所属部署の正式名称（申請書では「海外事業部」と記載しています）
③業務分担表など、担当業務が分かる資料の有無
10月28日（水）までにご回答いただけましたら、こちらで説明書を作成いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
送信は大西所長が確認してから。
同僚へ渡す仕事と期限
| 担当 | 次に進めること | 期限 |
|---|---|---|
| 三村（補助者） | 会社の回答をもとに、担当業務の説明書を下書き | 10/29（木）17:00 |
| 井口（事務） | 11/4提出分の書類一式と提出方法を確認 | 11/2（月）15:00 |
会社の回答が10/28までに届かなければ、TANKAが大西所長に知らせ、催促の下書きを用意します。回答が届いたら確認事項の表に書き込み、三村さんに渡します。
三村さん：「承知しました。回答が届いたら、ヒアリングメモと合わせて説明書の下書きに入ります。」
引き継いだ後も、進み具合を確かめる
井口さん：「東雲商事の人事の方から回答が届きました。①と②はお答えがあり、業務分担表は10/30に送ってくださるそうです。」
10/28（水）16:30 時点の進捗
確認できたこと
- ①担当業務：海外のお客様への連絡（毎日）、受注後の納期調整（週3回ほど）
- ②正式名称は「海外事業部 営業課」。申請書の記載とも合うので、説明書はこの表記で書く
残っていること
- ③業務分担表は10/30（金）に会社から届く予定
- 説明書の下書き（三村さん、10/29まで）
根拠：東雲商事 人事からの回答（10/28 15:50）、井口さんの共有（10/28 16:30）
TANKAがやること、人が決めること
足りるかどうかを決めるのは大西所長。TANKAは確認事項とメールの下書きまでをそろえます。
担当者と期限を決めて使い始めます。期限が来たらTANKAが確認し、返事を反映します。
メール例文
例文
宛先：株式会社東雲商事 人事ご担当者様
差出人：大西
件名：在留期間更新に関する追加のご確認事項
株式会社東雲商事 人事ご担当者様
いつもお世話になっております。青山行政書士事務所の大西です。
入管より資料提出通知書が届き、ご本人が実際に担当されている業務について、追加の説明を求められています。提出期限は11月4日（水）です。
つきましては、次の3点をご確認いただけますでしょうか。
①ご本人の担当業務の内容（主な業務と、その頻度）
②所属部署の正式名称（申請書では「海外事業部」と記載しています）
③業務分担表など、担当業務が分かる資料の有無
10月28日（水）までにご回答いただけましたら、こちらで説明書を作成いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
送信は大西所長が確認してから。回答が届いたら、説明書の下書きは三村さん、提出の準備は井口さんが進めます。
この事務所の、ある一日。
通知を確認
TANKA がしたこと通知の要求と、既に提出した資料を並べる
ご本人にヒアリング
TANKA がしたこと所長のメモを記録に残し、申請書の所属名との違いを示す
会社への確認事項を決める
TANKA がしたこと確認3点とメールの下書き（送信は所長）
事務所で分担
TANKA がしたこと説明書の下書きを三村さん、提出準備を井口さんに期限つきで渡す