TANKA（タンカ）は、チームの記憶を持つ、チーム向けのAIエージェントです。この例では、社長の交代で必要な届出を期限つきで一覧にし、2号店の管理者が前社長のままだと控えから見つけて照会メールを用意し、管理者の書類は滝口さん、銀行への届出は井出さんに渡しました。
この場面で困っていること
リユースショップを2店舗営むことぶきリユースでは、11/5に社長が交代しました。総務の北原さんの手元には、古物商許可の届出控え、顧問の行政書士から届いた手続きの案内、店長たちとのチャットがあります。届出の期限は迫っていますが、何をそろえればよいのかは、まだ一覧になっていません。
ことぶきリユース株式会社（12名）の総務、北原さんの場面です。
TANKAが読んだ記録
- 古物商許可の届出控え 2件
- 大西先生との手続きメール 3件
- 店長たちのチャット 15件
- 司法書士とのメール 2件
チームで共有されている記録を、TANKAがそのまま読みます。
TANKAでの進め方
- 記録を照らし合わせる：届出の控え、行政書士の案内、社内のチャットを並べます。
- 期限と書類を一覧に：必要な届出と期限、書類を一覧にし、見落としやすい届出も拾います。
- 照会と書類集めを渡す：先生への照会メールを用意し、管理者の書類は滝口さん、銀行への届出は井出さんに期限つきで渡します。
代表者の変更に伴う手続き一覧（期限 11/19）
手続き
- 古物商許可の変更届（代表者）：11/6を1日目として14日、期限 11/19（木）
- 古物商許可の変更届（2号店の管理者）：同じ期限で一緒に出す
- 役員変更の登記：司法書士に依頼済み（11/4のメール）
TANKAが見つけたこと
2024年の届出控えでは、2号店の管理者は前社長の村松さんです。代表の変更だけを届け出ると、管理者が退任した人のまま残ります。滝口店長は、10/30のチャットで「来月から2号店は私が見ます」と書いています。
必要書類（大西先生の案内から）
- 新しい代表：住民票の写し、略歴書、誓約書
- 新しい管理者：住民票の写し、略歴書、誓約書
- 登記事項証明書（登記が終わってから）
根拠：古物商許可の届出控え（2024年）、大西先生の手続き案内（11/5）、店長たちのチャット（10/30）
メール例文：代表者と2号店管理者の変更届について
下書き・未送信
宛先：青山行政書士事務所 大西先生
差出人：北原
件名：代表者と2号店管理者の変更届について
大西先生
いつもお世話になっております。ことぶきリユースの北原です。
11/5に代表取締役が交代しました。古物商許可の変更届について、2点ご相談させてください。
①2号店の管理者が前社長のままのため、管理者の変更も同時に届け出たいと考えています。新しい管理者は、店長の滝口を予定しています。
②登記事項証明書は、登記が終わってからの取得になります。期限の11/19（木）に間に合わない場合、先に出せる書類と後から出す書類を教えていただけますでしょうか。
11/10（火）までにご回答いただけますと助かります。よろしくお願いいたします。
送信は北原さんが確認してから。
同僚へ渡す仕事と期限
| 担当 | 次に進めること | 期限 |
|---|---|---|
| 滝口（2号店の店長） | 新しい管理者として、住民票の写しと略歴書をそろえる | 11/12（木）17:00 |
| 井出（経理） | 取引銀行2行への代表者変更の届出を確認 | 11/13（金）17:00 |
大西先生の回答が届いたら、必要書類と提出の日を一覧に反映します。11/12の朝に書類がそろっていなければ、TANKAが滝口さんに確認を入れます。
滝口さん：「承知しました。住民票は、月曜の朝に区役所で取ってきます。」
引き継いだ後も、進み具合を確かめる
滝口さん：「住民票と略歴書、そろいました。誓約書にも署名しています。」
11/12（木）15:20 時点の進捗
確認できたこと
| 大西先生の回答 | 登記事項証明書は後から出してよい。変更届は11/19までに |
|---|---|
| 新しい管理者の書類 | 滝口さんがそろえた（住民票・略歴書・誓約書） |
残っていること
- 新しい社長の書類（住民票・略歴書）を北原さんが受け取る
- 銀行2行への届出（井出さん、11/13まで）
根拠：大西先生からのメール（11/9 18:10）、滝口さんの共有（11/12 15:20）
TANKAがやること、人が決めること
誰を管理者にするかを決めるのは新しい社長。TANKAは手続きの一覧と照会メールまでをそろえます。
担当者と期限を決めて使い始めます。期限が来たらTANKAが確認し、返事を反映します。