業務マニュアルのテンプレートと作り方｜Word 無料
業務マニュアルとは、ある業務を誰が担当しても同じ品質で進められるように、目的・手順・判断の基準・例外の対応をまとめた社内文書です。この記事では、業務マニュアルに書く項目のテンプレート、作り方の5ステップ、手順書との違い、請求書発行の記入例、更新が止まらない運用までをまとめました（2026年11月時点）。テンプレートはコピーでき、Word 版も無料でダウンロードできます。
業務マニュアルとは（手順書との違い）
業務マニュアルは、1つの業務について「なぜやるのか」「誰がいつやるのか」「どう進めるのか」「迷ったらどうするのか」をまとめた文書です。担当者が休んだときや、担当が変わったときに、同じ品質で業務を続けるために使います。
よく似た文書に、手順書があります。違いは次のとおりです。
| 観点 | 業務マニュアル | 手順書 |
|---|---|---|
| 範囲 | 1つの業務の全体 | 業務の中の1つの作業 |
| 書く内容 | 目的、担当、流れ、判断の基準、例外、関連資料 | 操作の順番、画面や道具、完了の確認 |
| 読む人 | 担当者、引き継ぐ人、上司 | 作業をする人 |
| 例 | 月末の請求業務マニュアル | 会計ソフトで請求書を発行する手順書 |
マニュアルの中に、作業ごとの手順書を入れる形にすると、全体の流れと細かい操作を分けて書けます。
業務マニュアルのテンプレート（項目一覧）
業務マニュアルに書く項目を、一つの表にまとめました。右の列は、書くときのポイントです。
| 項目 | 書く内容 | 書くときのポイント |
|---|---|---|
| 業務名 | 何の業務か | 社内で呼んでいる名前で。検索されやすい言葉にする |
| 目的 | この業務で何を達成するか | 1〜2行で。目的がわかると、例外のときに判断しやすい |
| 対象・範囲 | どこからどこまでか | 「含まない作業」も書く |
| 担当・確認者 | 誰がやり、誰が確認するか | 個人名と、不在のときの代わりの人 |
| 頻度・期限 | いつ、どのくらいの頻度で | 締め日や提出期限は日付で |
| 使うもの | システム、ファイル、書式 | 保存場所のリンクも書く |
| 全体の流れ | 主な手順を番号つきで | 1ステップ1アクションで書く |
| 判断の基準 | 迷いやすい場面の決め方 | 「〇〇のときは△△」の形で |
| 例外・トラブル | よくある例外と対応、相談先 | 過去に実際にあったことから書く |
| 完了の確認 | 終わったことをどう確かめるか | チェック項目にする |
| 関連資料 | 手順書、規程、過去の記録 | ファイル名と保存場所 |
| 改訂履歴 | いつ、誰が、何を直したか | 版と日付をそろえる |
業務マニュアルの作り方（5ステップ）
- 目的と対象を決める：どの業務のマニュアルを、誰が読むために作るのかを決めます。新人向けか、引き継ぎ向けかで、書く細かさが変わります。
- 業務を棚卸しする：担当者に、実際の作業を順番に書き出してもらいます。メールやチャットの過去のやり取りから、例外や質問も集めます。
- 構成案を作る（5W1H）：上の項目一覧に沿って、誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように、を埋めた骨組みを作ります。
- 執筆し、図解する：手順は1ステップ1アクションで書き、画面や帳票は図や画面の写しで示します。
- テスト運用し、見直す：初めてその業務をする人に、マニュアルだけで作業してもらいます。つまずいたところを直してから公開します。
画面つきの手順書の作り方は、つまずく所に注意書きを付ける例も参考になります。
作るときのコツ
1. フォーマットを統一する
業務ごとに書式が違うと、読む人が探す場所を毎回覚え直すことになります。この記事のテンプレートのように、項目の順番をそろえます。
2. 1ステップ1アクションで書く
「請求書を作って送る」ではなく、「請求書を作る」「上長の確認を受ける」「送る」に分けます。どこまで終わったかがわかり、途中で引き継ぎやすくなります。
3. 保存場所を1か所に集める
マニュアルが共有フォルダ、チャット、個人のパソコンに分かれていると、古い版が使われます。保存場所を1か所に決め、リンクで案内します。
4. 例外は、実際にあったことから書く
「取引先から請求書の再発行を頼まれた」など、過去のメールやチャットで実際に聞かれたことを、例外の欄に足していきます。迷う場面の例を相談記録から足す例で、この進め方を紹介しています。
記入例：月末の請求書発行
従業員18名の会社で、経理の担当者1名が行う月末の請求書発行業務を例にしました。人名・日付は例です。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 業務名 | 月末の請求書発行 |
| 目的 | 当月に納品した案件の代金を、取引先の締め日までに漏れなく請求する |
| 対象・範囲 | 当月に納品が完了した案件。前払いの案件と、海外の取引先は含まない |
| 担当・確認者 | 担当：高橋（経理）／確認：森田（社長）／不在時の代わり：鈴木（制作責任者） |
| 頻度・期限 | 毎月1回。最終営業日の前日 17:00 までに発行し、最終営業日に送付 |
| 使うもの | 会計ソフトの請求書機能、案件一覧（共有フォルダ「経理/案件一覧」）、取引先の請求先一覧 |
| 全体の流れ | 1）案件一覧で当月の納品完了を確認する 2）営業担当に、追加作業や値引きがないかをチャットで確認する 3）会計ソフトで請求書を作る 4）森田の確認を受ける 5）取引先ごとの方法（メール・郵送）で送る 6）案件一覧の「請求済み」欄に日付を入れる |
| 判断の基準 | ・追加作業の金額が未確定のときは、確定分だけ先に請求し、残りは翌月に請求する ・請求先が変わったと連絡があったときは、取引先の請求先一覧を先に直す |
| 例外・トラブル | ・再発行を頼まれた：元の請求書を取り消し、番号を変えて発行する。森田に一言伝える ・宛名の誤り：送付前に気づいたら作り直す。送付後は、取引先に連絡してから再発行する ・相談先：森田 |
| 完了の確認 | ☐ 当月の納品完了案件がすべて「請求済み」になっている ☐ 送付方法の指定どおりに送った ☐ 森田の確認記録がある |
| 関連資料 | 手順書「会計ソフトで請求書を発行する」、取引先の請求先一覧、経理規程 |
| 改訂履歴 | v1：2026年11月7日 作成（高橋）／確認：森田 |
月末の請求漏れを防ぐ流れは、請求漏れを防ぐ月末の請求書発行の例でも紹介しています。
テンプレート（コピーして使えます）
項目は自社の業務に合わせて増減してください。空欄は「＿＿」で示しています。
テンプレート本文
業務マニュアル
業務名：＿＿
版：v＿＿ 作成日：＿＿年＿＿月＿＿日 作成者：＿＿ 確認者：＿＿
1. 目的
＿＿
2. 対象・範囲
対象：＿＿
含まない作業：＿＿
3. 担当・確認者
担当：＿＿ 確認者：＿＿ 不在時の代わり：＿＿
4. 頻度・期限
頻度：＿＿ 期限：＿＿
5. 使うもの
システム：＿＿
ファイル・書式（保存場所）：＿＿
6. 全体の流れ
1）＿＿
2）＿＿
3）＿＿
4）＿＿
5）＿＿
7. 判断の基準
・＿＿のときは、＿＿
・＿＿のときは、＿＿
8. 例外・トラブル
・＿＿：＿＿
・＿＿：＿＿
・相談先：＿＿
9. 完了の確認
☐ ＿＿
☐ ＿＿
☐ ＿＿
10. 関連資料
・＿＿（保存場所：＿＿）
・＿＿（保存場所：＿＿）
11. 改訂履歴
v＿＿：＿＿年＿＿月＿＿日 ＿＿（変更者：＿＿）
本テンプレートは参考例です。自社の規程・法令に合わせて調整してください。
テンプレートを Word でダウンロード
表の形式に整えた Word 版（A4）は、次のリンクからダウンロードできます。1ページ目が空欄のテンプレート、2ページ目が上の記入例です。
業務マニュアルのテンプレート（Word・無料）をダウンロード
更新が止まらない運用
マニュアルは、作ったときがいちばん新しく、使われないまま古くなりがちです。更新が止まらないように、次のことを決めておきます。
- 更新する人を決める：マニュアルごとに、更新の担当者を1人決めます。
- 直すきっかけを決める：手順やシステムが変わったとき、同じ質問が2回来たとき、ミスが起きたときに直します。
- 見直す日を決める：半年に1回など、日付を決めて全体を確認します。
- 改訂履歴を残す：いつ、誰が、何を直したかを書き、古い版は「旧版」とわかる場所に移します。
- 周知する：直したら、関係者に何が変わったかを伝えます。社内ルール改定の周知の例も参考になります。
会議で手順を変えると決めたときは、議事録の ToDo に「マニュアルを直す」を入れておくと漏れません。書き方は「議事録の書き方」で紹介しています。AI でマニュアルの下書きを作る場合は、入力してよい情報を「生成AI 社内利用ルールのテンプレート」で決めておきましょう。
TANKA の場合
TANKA は、チームのやり取りと決定を覚え、仕事の続きを進めるチーム向けのAIエージェントです。マニュアルづくりに関わる点は、公式サイトに次のように掲載されています（2026年11月7日確認）[1]。
- 手順を残す：「業務手順（SOP）やスキルを保存・共有し、同僚が検索して再利用できます。」
- いつもの手順をチームのものに：「いつもの手順をSOPとして残し、次の仕事や引き継ぎに活かせます。」
- 経緯を探す：「会話・メール・資料・会議の記録を横断して検索。」マニュアルの例外の欄に書く「過去にあったこと」を探すときに使えます。
- 共有範囲：回答は、連携・同期された情報のうち、アクセス権のある情報をもとに行います。
社内のナレッジをまとめ直す進め方は、活用シーンの部署で違う答えを出典つきで統一する例でも紹介しています。
よくある質問
業務マニュアルと手順書は、何が違いますか。
業務マニュアルは、業務の目的、担当、全体の流れ、判断の基準、例外の対応までをまとめた文書です。手順書は、その中の1つの作業を、操作の順番どおりに書いた文書です。マニュアルの中に、作業ごとの手順書を入れる形にすると整理しやすくなります。
マニュアルは、誰が作るのがよいですか。
その業務をいま担当している人が下書きし、初めてその業務を行う人が読んで試す形がおすすめです。担当者だけで書くと、慣れている人には当たり前の手順や判断が抜けやすいためです。最後に、業務の責任者が内容を確認します。
マニュアルを作っても読まれません。どうすればよいですか。
探す手間を減らすことが先です。保存場所を1か所にまとめ、業務名で検索できるファイル名にします。1つのマニュアルを長くしすぎず、業務ごとに分けます。よく聞かれる質問には、マニュアルの該当箇所を示して答える習慣をつけると、読まれるようになります。
AI でマニュアルを作ってもよいですか。
下書きには使えます。過去のやり取りや作業メモから手順をまとめると、書き始めの時間を減らせます。ただし、数字、締め日、システムの画面名、例外の対応は、担当者が確認してから公開します。業務の情報をAIに入力するときは、社内の生成AI利用ルールに従ってください。
関連ページ
出典
- TANKA 公式サイト チームの記憶 https://jp.tanka.ai/memory（確認日：2026年11月7日）
